Forrester-董事的数字鸿沟（英文）-2018.10-12页

总结：Boardroom Practices Aren’t Keeping Pace With Technology

核心内容

本报告由Forrester Consulting受Diligent委托于2018年10月发布，旨在分析当前董事会在数字治理方面的实践状况。研究显示，尽管技术在提升治理效率方面具有潜力，但多数董事会在使用技术方面仍存在不足，特别是在网络安全和数据保护方面。报告指出，许多董事会仍然依赖个人电子邮件进行敏感内部沟通，而这种做法增加了数据泄露和网络攻击的风险。此外，报告强调了企业治理管理（EGM）技术在提升董事会效率、安全性和战略决策中的重要性。

主要观点

• 个人电子邮件的普遍使用：超过一半的内部董事会沟通仍通过个人电子邮件进行，其中56%的董事会成员使用个人电子邮件处理敏感事务。这种做法导致了潜在的网络安全风险。
• 缺乏安全沟通渠道：只有不到三分之一的董事会使用封闭式安全通信渠道，而大多数仍依赖不安全的方式进行沟通。
• 技术使用不均衡：不同地区在使用技术方面存在显著差异。亚洲太平洋地区在使用聊天功能和即时消息方面领先，而北美地区则更依赖电话会议。
• 危机管理中的技术不足：在危机情况下，技术往往未能提供有效支持，反而成为阻碍。30%的董事会在过去两年中经历过危机，其中40%的董事会表示其当前软件未能提供有效帮助。
• ESG绩效追踪的重要性：84%的董事会认为ESG绩效追踪对人才招聘和长期财务表现至关重要，但目前仅有少数董事会具备相关技术工具。
• 会议效率低下：多数董事会在会议中花费大量时间听取报告，而这些报告往往过于陈旧，未能提供足够的信息支持决策。

关键信息

沟通方式与安全风险

• 个人电子邮件使用率：50%的内部董事会沟通通过个人电子邮件进行，北美（53%）、欧洲（51%）、亚洲太平洋（48%）均存在较高使用率。
• 封闭式安全通信：35%的董事会使用封闭式安全通信，亚洲太平洋（37%）、欧洲（36%）的使用率高于北美（30%）。
• 设备丢失风险：29%的治理专业人士在过去一年中丢失或遗失了移动设备，设备丢失是主要的网络安全挑战之一。
• 数据泄露风险：47%的董事会认为文档和材料的安全管理是挑战，亚洲太平洋（60%）尤为严重。

技术使用现状

• 聊天功能：48%的亚洲太平洋董事会、45%的欧洲董事会、31%的北美董事会使用聊天功能。
• 即时消息：57%的亚洲太平洋董事会、50%的欧洲董事会、29%的北美董事会使用即时消息。
• 视频会议：72%的亚洲太平洋、68%的欧洲、58%的北美董事会使用视频会议。
• 文档协作服务：66%的亚洲太平洋、69%的欧洲、69%的北美董事会使用文档协作服务。
• 虚拟数据室（VDR）：42%的亚洲太平洋、40%的欧洲、16%的北美董事会使用VDR。
• 纸质文件：29%的公司仍在使用纸质文件管理董事会事务。

危机管理与技术

• 危机发生率：30%的董事会在过去两年中经历过危机，亚洲太平洋（37%）最高，北美（19%）最低。
• 危机中的技术支持：40%的董事会在危机期间未能获得有效帮助，亚洲太平洋和北美董事会的这一比例较高。

ESG绩效追踪

• ESG重要性：84%的董事会认为ESG绩效追踪对人才招聘和财务表现至关重要。
• 技术工具不足：仅有21%的亚洲太平洋、20%的欧洲、16%的北美董事会具备用于跟踪ESG绩效的技术工具。

会议效率

• 报告时效性：71%的报告在会议前至少一周就已经撰写完成，但仅有56%的报告在会议前以书面或数字形式提供。
• 会议时间利用：平均46%的会议时间用于听取报告或演示，这表明会议效率仍有待提升。

改进建议

治理实践改进清单

1. 采用企业治理管理（EGM）技术：确保沟通和协作的安全性，提升决策效率。
2. 加强网络安全措施：使用封闭式安全通信渠道，防止数据泄露。
3. 优化会议效率：确保会议时间用于关键决策，避免重复性工作。
4. 提升ESG绩效追踪能力：采用技术工具以实时监控和报告ESG进展。
5. 增强危机响应能力：确保技术在危机期间能够提供支持，而非成为阻碍。

结论

董事会在技术使用方面仍存在明显不足，尤其是在网络安全和数据保护方面。采用企业治理管理技术对于提升董事会效率和安全性至关重要。未来，董事会应更加重视技术在治理、风险管理和合规方面的应用，以应对日益复杂的挑战并实现更好的业务价值。