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数字化决策赋能办公场所策略优化总结

核心内容

数字化决策正在成为企业优化办公场所策略的重要工具。通过数据驱动的方式，企业可以更精准地了解办公空间的使用情况、成本结构以及未来需求，从而提升效率、降低成本并增强员工体验。本文总结了全球企业不动产领导者在办公空间管理方面的实践与趋势。

主要观点

• 办公空间使用需求：企业需要明确当前和未来办公空间的需求，包括工位大小、灵活性、人才吸引力、成本控制和科技应用。
• 数据的重要性：数据是优化办公场所策略的基础，企业正在逐步采用更系统化的方式收集和分析数据，如空间利用率、密度、成本/工位等。
• 灵活性与科技融合：灵活办公模式和科技手段（如CAFM/OWMS系统）正在被越来越多企业采纳，以提升办公效率和适应变化。
• 隐私与安全考量：随着数据追踪的普及，隐私和数据安全问题也日益受到重视。
• 联合办公模式：联合办公租赁模式在提升企业不动产组合灵活性方面发挥重要作用，尤其在亚太地区。

关键信息

办公空间使用基准调研结果

• 91家企业参与了2020年的调研，共162位企业不动产领导者参与。
• 71%的受访者将办公空间基准数据和指标纳入不动产管理报告，较2019年有所提升。
• 亚太区的空置率同比增幅最大，而全球空置率较2017年有所上升。

有效指标

以下指标被广泛认为对优化办公场所策略至关重要：

1. 占用/空置水平
2. 空间利用率
3. 密度
4. 成本/工位
5. 移动化率
6. 开放式空间比率

占用/空置水平

• 58%的受访者设定了空置率目标，较2018年上升9个百分点。
• 亚太区的空置率最高，且同比增幅最大。

空间利用率

• 62%的受访者表示收集空间利用率数据，较2017年上升8个百分点。
• 消费品、制造业和医疗保健行业在利用率数据追踪方面表现突出。
• 52%的受访者计划在未来三年内开始追踪利用率数据。
• 全球平均利用率约为60%，制造业最高，约为68%。

密度

• 84%的受访者表示理想的空间密度为≤150-225平方英尺/工位，较2018年提升12个百分点。
• 亚太区的密度最高，但同比处于下降趋势。

空间规划与成本分摊

• 72%的受访者分配空间和/或分摊成本，较2018年提升7个百分点。
• 空间所有权和成本分摊的明确有助于优化资源配置。
• 企业需根据自身目标选择合适的数据收集与分析方法。

需求预测与规划

• 企业面临获取准确预测数据的挑战，但采用统一的预测流程可提升效率。
• 88%的受访者以项目为基础收集数据，越来越多企业开始采用以选址/租约为主的方式。

灵活办公模式

• 亚太区65%的企业以工作职能作为灵活办公空间分配的参考标准。
• 亚太区仅有不到15%的员工采用灵活办公模式，但全球67%的受访者计划拓展该模式。

科技赋能办公场所优化

• “未来导向型”企业对科技应用态度更积极。
• 89%的受访者表示会从企业系统将数据导入CAFM/OWMS，仅有一半会进行反向操作。
• 人力资源、IT和企业不动产团队的紧密合作是科技应用成功的关键。

数据管控与审查

• 全球96%的受访者保留图纸数据，多数按季度进行审查。
• 33%的受访者开始采用科技手段协助数据审查，提升数据准确性。

联合办公租赁模式

• 自2010年起，灵活办公空间市场规模以每年23%的速度增长。
• 亚太区44%的受访者表示将联合办公纳入不动产策略，但其占比仍低于5%。

客户关注要点

客户应关注以下方面以实现办公场所策略的优化：

1. 采用能快速适应变化的办公空间策略，以增强市场竞争力。
2. 实施战略性办公场所规划，释放不动产价值。
3. 设定符合企业目标的指标并收集数据，以获得有意义的成果。
4. 积极落实相关措施并进行强有力的监管，实现业务成功。
5. 与人力资源和IT部门协同制定企业不动产目标。
6. 持续关注办公场所的人性化体验和安全性。

行业最佳实践

• 企业应结合自身行业特点和战略目标，制定合理的空间使用和成本分摊策略。
• 采用科技手段进行数据追踪和分析，提升决策效率和空间利用率。
• 关注隐私和数据安全，确保数据收集与使用的合法性。
• 推动灵活办公模式，提升员工满意度和办公效率。

结语

数字化决策正在重塑企业不动产管理方式，通过数据驱动、科技赋能和灵活策略，企业能够更高效地管理办公空间，降低成本并提升员工体验。未来，随着技术的进一步发展和市场环境的变化，企业需持续关注并优化其办公场所策略。