2019年办公空间使用基准数据-仲量联行-201909-35页_8mb

办公空间使用基准数据总结

核心内容

本指南探讨了办公空间使用基准数据在企业不动产管理中的重要性，强调了数据驱动决策对提高空间使用效率、优化成本结构和适应灵活办公趋势的作用。随着科技的发展，企业正在采用更先进的方法来收集和分析办公空间使用数据，包括实时使用率追踪、人工智能和认知技术等，以支持更有效的空间规划和管理策略。

主要观点

• 办公空间使用趋势：员工的工作行为正在发生显著变化，更多时间用于协作，而非单独办公。灵活工位办公模式正逐渐成为主流，提高了空间利用率和员工满意度。
• 空间利用与效率：企业不动产团队通过使用率追踪工具和数据分析，可以识别空间使用中的问题并采取措施提高使用率，减少浪费。
• 成本节约与规避：通过精准的数据分析和策略调整，企业能够有效降低办公空间成本，提高投资回报率。
• 数据准确性：数据的准确性和及时性对于战略规划至关重要，企业需建立全面的数据维护和审计机制，确保数据质量。
• 空间分配与费用分摊：合理分配办公空间并根据使用情况分摊费用，有助于提高各部门的责任感和空间使用效率。

关键信息

基准指标

• 空间使用指标：
  • 套外总建筑面积：自建筑物外墙外侧算起的总面积。
  • 套内建筑面积：套外总建筑面积减去外墙墙体面积。
  • 使用面积：套内建筑面积减去墙体、楼梯、电梯、卫生间和设备间等其他结构的面积。
  • 空间容量：可使用的工位和私人办公室的总数。
  • 人员数/员工数：分配到某个工位或区域的人员数量。
  • 空置：尚未分配人员的工位和私人办公室。
  • 空置率：空置数值与空间容量的比值百分数。
  • 空间密度：用可租赁面积（RSM）除以人员数或空间容量，以确定每人或每工位平均租赁面积。

空间利用情况

• 全球平均空间利用率：63%。
• 灵活工位办公模式：52%的调研参与者所在企业采用该模式，相较于2017年的41%有显著增长。
• 员工使用行为：大多数员工在非传统办公区域办公，如家里、咖啡馆、联合办公空间等。
• 办公空间使用时间：员工使用办公桌的高峰时段为上午9-10点和下班前5点左右。

空间密度

• 人均租赁面积：52%的调研参与者所在企业为12-15平方米。
• 每工位租赁面积：72%的调研参与者所在企业为小于或等于12-15平方米。

空间密度差异

• 区域差异：亚太区企业更倾向于同时采用人均面积和单位工位面积来衡量空间密度。
• 行业差异：专业服务机构的人均租赁面积最高（57平方米），而科技行业每工位租赁面积最低（13.16平方米）。

空间利用率追踪

• 追踪比例：66%的调研参与者所在企业追踪空间利用率数据。
• 追踪方法：
  • 目测法
  • 刷卡和可穿戴设备
  • 传感器
  • 互联网活动追踪
• 追踪时间：大多数企业进行为期两周以内的调研。

灵活工位办公

• 灵活工位定义：部分员工在非固定工位办公，按先到先得原则使用。
• 灵活工位比例：全球30%的参与企业中有20%以上的员工采用灵活工位办公。
• 行业差异：科技行业灵活工位办公比例最高（81%），而消费品行业为86%。

灵活工位办公影响

• 员工偏好：88%的千禧一代希望自由决定在何时何地工作。
• 成本节约：采用灵活工位办公的企业在成本节约和规避方面表现更佳。
• 空间优化：灵活工位办公有助于优化空间配置，提高办公效率。

需求预测与规划

• 需求预测：57%的调研参与者所在企业收集需求预测数据。
• 预测工具：有助于企业提前采取措施，实现成本节约和规避。
• 非正式员工预测：85%的企业预测外包员工、临时工和实习生等非正式员工的需求。

成本节约与规避

• 成本节约措施：减少工位空置、调整办公空间面积、提高使用效率。
• 成本节约成果：过去三年中，仲量联行为客户节省了4860万美元。
• 大规模企业：管理面积超过300平方米的企业在实施成本节约和规避方面表现更优。

办公空间数据准确性

• 数据维护：88%的企业委托仲量联行进行数据维护，12%自行维护。
• 数据审计：94%的企业使用纸质或电子版平面图进行审计，6%使用平板电脑等设备进行联网审计。
• 数据准确性KPI：46%的企业设有数据准确性关键绩效指标（KPI）。

办公空间分配与费用分摊

• 空间分配：65%的调研参与者所在企业为不同业务部门分配不同的办公空间。
• 费用分摊：46%的企业根据分配给每个业务部门的面积进行费用分摊。
• 公共空间费用分摊：60%的企业按比例向所有业务部门分摊费用。
• 空置空间费用分摊：27%的企业按比例分摊空置空间费用，41%分配给指定业务部门。

结论

办公空间使用基准数据对于现代企业不动产管理至关重要。随着灵活办公和协作空间的兴起，企业需要利用数据驱动的策略来优化空间利用、降低成本并提升员工体验。仲量联行提供的数据策略规划服务帮助企业在这些方面取得显著成效，同时也强调了数据准确性和多部门协作的重要性。未来，随着科技的进步，办公空间管理将更加智能化和高效化。