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青岛威奥轨道股份有限公司投资者关系管理档案制度总结

一、核心内容

青岛威奥轨道股份有限公司（以下简称“公司”）为规范投资者关系管理档案的归档与管理工作，依据相关法律法规及公司章程，制定了《投资者关系管理档案制度》。该制度旨在通过系统化的档案管理，提升公司治理水平，加强与投资者的沟通，保护公司与投资者的合法权益。

二、主要观点

1. 投资者关系管理的重要性

• 投资者关系管理是公司通过多种方式与投资者沟通的重要工作。
• 通过充分的信息披露，增进投资者对公司了解和认同。
• 实现公司整体利益最大化，保护投资者合法权益。

2. 档案管理职责

• 投资者关系管理档案由公司证券投资部负责制定、收集、整理、归档和保管。
• 其他部门在不影响公司正常经营和不泄露商业秘密的前提下，有配合义务。

3. 档案归档要求

• 投资者关系活动结束后两个交易日内完成档案的收集、整理和归档。
• 档案需通过上海证券交易所“上证e互动”网站及公司网站进行公开。
• 电子文档与书面文档需保持一致性，内容需符合规范和档案保护要求。

4. 档案内容范围

• 档案应包括但不限于以下内容：
  • 活动参与人员信息（姓名、时间、地点、方式）
  • 活动交流内容及记录
  • 未公开重大信息泄密处理过程
  • 音像、电话录音资料
  • 承诺书、保密协议等文件
  • 投资者证明资料（如身份证复印件）
  • 投诉和紧急事项处理档案
  • 电子档案
  • 培训资料
  • 其他相关资料

5. 档案借阅管理

• 公司人员因工作需要可借阅档案，但需经董事会秘书审批。
• 借阅人需登记并签字确认，借阅时间不得超过一周。
• 借阅人需对档案的安全和保密负责，不得涂改、撕页、拆卷或转借他人。

6. 档案交接与保存

• 承办人员变动时，需与接办人员做好档案交接。
• 档案保存期限为三年，到期后可根据实际情况销毁。

三、关键信息

• 归档时间：投资者关系活动结束后两个交易日内完成归档。
• 归档方式：电子文档与书面文档需同步归档，保持一致性。
• 信息披露：档案内容需通过“上证e互动”网站及公司网站公开，不得披露未公开重大信息。
• 档案真实性：董事会需确保公开文件的真实性、准确性和完整性。
• 档案不可撤回：相关文件一旦公开，原则上不得撤回或替换，如需更正，应及时发布并标注区分。
• 保密责任：借阅人需严格遵守保密规定，不得将档案带离公司。

四、制度实施与解释

• 实施时间：本制度自公司董事会审议通过之日起实施。
• 解释权：本制度的解释权归公司董事会所有。