2023-04-25-IIE-以韧性引领_新冠肺炎学习（英）_26页_990kb

IIE COVID-19 应对报告总结

前言

• Institute of International Education (IIE) 在新冠肺炎疫情期间发挥了关键作用，协助国际交流项目的安全撤离，并推动虚拟交流的开展。

初始应对措施

团队成员反应

• 虽然最初有员工担心新冠疫情的全球影响，但由于疫情初期在美国尚未大规模爆发，许多团队预计其影响将持续数月。
• 北京和香港代表处的团队成员最早得知疫情动态，这些团队比较了疫情与2003年SARS危机，发现新的挑战更为严重。

IIE 对员工的初步响应

• IIE 利用其现有的远程工作政策和基础设施迅速过渡到全职在家办公，员工普遍感到被支持。
• 提供了大量的沟通渠道，并对紧急工作的员工进行通宵覆盖。

初步沟通

• IIE 加强了与计划执行方、政府机构、企业和基金会等利益相关者的沟通，协调各方策略。
• 疫情信息增加，对赞助商的信任增强。

项目经验

虚拟项目

• 项目团队迅速开发了新政策和工具，如提供多语言支持的会议记录、图形记录员辅助理解，确保参与者使用其母语参与。
• 为确保技术可访问性，进行了技术瓶颈测试，并通过多种平台提供内容，如学习管理系统(LMS)。

数据和应急预案

• 扩充了参与者数据收集范围，包括疫苗接种状态、健康状况等，完善了应急决策框架。
• 应急报告工具和政策修订提高了参与者数据的实时追踪能力。

参与者内容增加

• 提供了更多的在线活动、研讨会以及支持参与者的反思活动。
• 在IIE的支持下，项目增加了心理健康支持，如每日新闻简报、顾问定期联系等，帮助调整心态以适应疫情。

虚拟推广活动

• 利用在线平台进行项目推广，拓宽了招生范围，但发现线上沟通的有效性仍需提升。
• 项目团队在推广策略中融合了虚拟和传统的交流方式。

组织视角

IIE 疫情应变小组

• 成立于2020年2月，作为协调中心，提供了资源、最佳实践和信息查询库。
• 随着情况演变，小组进行了多次调整，包括频率、成员结构和任务重点。
• 小组工作内容与程序团队一起支持了撤离响应向虚拟项目过渡，使之成为一个永久性应急组织——IIE 应急小组。

支持雇员应对疫情

• 结构化远程工作、弹性工作时间、调整工作时间、提供员工援助计划(EAP)等措施，减少了疫情对员工的压力。
• 提供了DEIA（多元化、公平性、包容性和无障碍）计划和专业社群，体现了对雇员支持的增加。

组织发展

• 疫情强调了灵活性和敏捷性的必要性，推动了对雇员技能的考量。
• 职能上的多重性增加，交叉培训成为一种标准做法，以应对未来各种规模的应急情况。

结论

• 强调了灵活沟通和高效团队的重要性。
• 提出设立应变小组，将虚拟内容视为传统项目的重要补充，但不替代真人交流。
• 应急应变小组的运行保障了程序团队在未来危机中的敏捷反应能力。