2016年-世界发展银行全球_World_Bank_Group_Archives_Access_to_Memory_Implementation___Lessons_Learned_20页_964kb

总结：World Bank Group Archives Access to Memory Implementation: Lessons Learned

核心内容

本文档记录了世界银行集团档案馆（WBG Archives）在实施开放源代码平台 Access to Memory (AtoM) 以创建 Archives Holdings 网站过程中所学到的经验教训。该网站旨在提高档案材料的可访问性与透明度，通过数字化和在线发布，使公众能够更便捷地获取世界银行的档案资料。

主要观点

• 项目背景：WBG Archives 的目标是改善档案材料的发布与访问，特别是通过数字化和在线平台实现。
• 技术选择：AtoM 被选为平台，因其支持标准的档案描述，并且档案馆此前曾作为其测试站点。
• 挑战与机遇：项目面临技术实施、系统集成、时间估算、团队协作和合规性等多方面的挑战。
• 成功因素：项目成功依赖于跨团队合作、外部供应商的支持、内部技术团队的参与，以及来自 National Digital Stewardship Residency (NDSR) 的协助。
• 用户界面改进：项目在上线后继续优化用户界面，如增加“库存列表”功能，改善用户体验。

关键信息

1.0 项目概述

• WBG Archives 负责保存世界银行的机构记忆，并提供 IBRD 和 IDA 的记录访问。
• 项目目标：创建一个可公开访问的档案描述和数字化材料发布平台。
• 网站：Archives Holdings，网址为 http://archivesholdings.worldbank.org。
• 项目背景：世界银行的“信息获取政策”推动了该项目的实施。

2.0 规划阶段

• 问题识别：传统静态网页发布档案描述方式效率低下，难以维护和更新。
• 时间估算：初始时间表过于乐观，未考虑其他团队优先级和审批流程，最终项目延期一年。
• 集成点识别：需与两个系统集成：
  • Documentum：用于存储和发布数字化记录的 PDF 文件。
  • HP TRIM：用于管理纸质档案的物理和元数据控制。
• 人员配置：
  • 内部团队包括档案专家、技术人员、数据库专家等。
  • 大部分工作由外部供应商完成，尤其是 AtoM 平台的实施。

3.0 机构支持

• 项目需通过多层审批流程，包括：
  • Web Programming Office：提供项目启动与上线的审批。
  • Enterprise Architecture：评估现有流程与未来状态，帮助优化设计。
  • Office of Information Security：确保系统安全，推动服务器分离和 CSV 导入流程的优化。
• 通过与其他团队合作，特别是数据库专家和文档仓库管理人员，项目获得了关键支持。

4.0 要求、实施、测试与修订

• 技术设计：最初计划单服务器部署，后因安全与性能考虑改为双服务器架构。
• 功能需求：
  • 支持档案描述的标准化发布（ISAD(g)）。
  • 提供用户友好的库存列表，便于研究人员查找和下载数字化材料。
• 用户界面改进：
  • 原始库存列表因需排序而无法被搜索引擎抓取，影响用户体验。
  • 改进后，增加了“PDF”列，并允许关闭标题链接以避免混淆。

5.0 部署与后续维护

• 最终架构：
  • 一个数据库和搜索索引服务器。
  • 两个 AtoM 实例（生产与测试）。
  • 一个 SFTP 传输区用于 CSV 数据导入。
  • Jenkins CI 用于自动化部署流程。
• 部署步骤：
  • 注册新域名并设置 URL。
  • 安装分析跟踪代码。
  • 与搜索索引团队和 DNS 团队协调。
• 文档管理：确保系统文档的完整性和可维护性。

6.0 经验教训

• 明确问题：团队必须清楚识别并记录项目要解决的问题，以确保目标一致。
• 合理时间估算：实施时间应远高于预期，需预留缓冲。
• 系统集成：在规划阶段识别所有需要集成的系统，以避免后期冲突。
• 团队协作：项目需跨团队合作，包括技术、档案、法律和外部供应商。
• 持续优化：上线后仍需不断改进用户体验和系统功能，如库存列表的优化。

结论

该项目展示了在大型组织中实施开放源代码档案管理平台的复杂性与挑战，同时强调了明确目标、合理时间规划、系统集成和跨团队协作的重要性。通过 AtoM 平台，WBG Archives 实现了档案材料的数字化发布与更广泛的公众访问，为未来档案管理系统的实施提供了宝贵的经验。