2022-08-18-上交所-中炬高新合同管理办法_13页_397kb

中炬高新技术实业集团合同管理办法（2022年8月修订）总结

1. 目的与适用范围

• 目的：加强合同管理，规范对外经营活动，保障公司合法权益，防范法律风险。
• 适用范围：除劳动合同外的所有合同，包括买卖、租赁等各类协议。
• 对象范围：集团及下属公司，已制定合同管理办法的下属公司需遵守集团监督。

2. 管理部门与职责

• 归口管理部门：总经理办公室。
• 职责分工：
  • 总经理办公室：制定制度、审查合同、模板管理、法律咨询、纠纷协助。
  • 合同承办部门：主体资格审查、合同起草、履行管理、档案保管。
  • 财务部：审查合同的财务和支付条款合规性。

3. 合同模板管理

• 定义：预审通过的标准化合同文本。
• 认证流程：由承办部门发起《合同模板认证申请表》，经多部门审批后生效。
• 适用情形：
  • 必须使用模板：合同库中的现有模板适用业务。
  • 可不适用模板：
    • 政府规定、垄断行业要求、公司政策允许的情况。
    • 非模板合同需提前法务审核。

4. 合同订立

• 基本要求：
  • 主体资格审查（营业执照、资信、授权委托等）。
  • 合同必须书面形式，内容应包括主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决等关键条款。
• 起草规则：
  • 一般合同承办部门起草；重大合同需总经理办公室参与。
• 谈判与签署：
  • 谈判方案需经分管领导或总经理同意。
  • 法定代表人或授权代表签署（授权书需明确权限并公证）。

5. 合同审批

• 分类：
  • 普通合同：金额或内容不需经过经营层、董事会或股东大会审批。
  • 特殊合同：关联交易、对外投资、担保、贷款融资等需高级别审批。
• 审批权限：
  • 普通合同由总经理办公室多级审批，金额超300万需经营班子批准。
  • 特殊合同需先经经营层会议、董事会或股东大会决议，再按普通流程审批。

6. 合同用章

• 流程：由承办部门通过OA系统提出用章申请，合同需相对方先用章，特殊情况例外。
• 公章使用：经审批和签署后，加盖公司公章或合同专用章。

7. 合同履行

• 承办部门职责：
  • 严格履行合同条款，及时催告、保留证据，反馈异常情况。
• 违约处理：对违约行为书面提醒，并保存分歧记录。

8. 合同变更与解除

• 适用情形：显失公平、欺诈、政策调整等或可预见的利益损害。
• 程序要求：
  • 变更或解除应征得各方同意，并形成书面协议。
  • 变更协议需重新审批并盖章。
• 注意事项：
  • 部分担保合同变更需相关方同意。
  • 法律规定的特殊合同需按特别程序处理。

9. 合同作废

• 条件：合同已签署但原件/扫描未发送给对方时，可作废。
• 程序：
  • 使用《合同作废审批单》，经审核后盖作废章。
  • 作废合同移交文控中心归档。

10. 合同纠纷

• 处理原则：
  • 首选协商，再选择仲裁或诉讼。仲裁优先选择深圳国际仲裁院。
  • 纠纷发生后，需迅速收集证据并报总经理办公协商。
• 应急措施：
  • 根据需要申请证据保全或财产保全，记录备查。
  • 争议结束后应保存协议文书，由承办人报告处理结果。

11. 合同档案管理

• 体系要求：
  • 设立合同档案管理人员对接文控中心。
  • 合同编号遵循统一规则（包括公司代码、年份等）。
• 归档内容：
  • 包含合同正本、变更协议、往来文书等。
• 执行依据：按照公司《档案管理制度》执行。

12. 罚则

• 违规处罚：
  • 未按规定起草/报批合同、导致损失、签无效合同、瞒报纠纷等行为都将面临处罚。

13. 附则

• 本办法由董事会解释，经审议后于修订版生效，原制度废止。