【北森_汉坤】中企出海人力资源管理数据合规白皮书（2024年）_45页_8mb

中企出海人力资源管理数据合规白皮书总结

核心内容

《中企出海人力资源管理数据合规白皮书》主要聚焦于中国企业在全球化过程中面临的人力资源数据合规挑战与解决方案。随着中国企业加速出海，全球化业务拓展对人力资源管理提出了更高的数据合规要求，涉及个人信息收集、跨境传输、存储与删除、权利响应及安全保障等多个方面。

主要观点

• 中国企业出海正面临全球化、本土化、合规化三重挑战，尤其在人力资源管理数据合规方面，需应对不同国家的法律差异。
• 人力资源管理涉及多个数据处理场景，包括招聘、用工管理、离职处理、员工权利响应及数据安全保障，每个环节都需严格遵守当地法律。
• 数据合规的核心在于“合法、必要、最小化”原则，企业应基于这些原则设计合规策略，以降低法律风险，提升国际竞争力。
• 人力资源数字化平台应支持“全球一张表”架构，以实现全球人员调配、业务流程高效审批、全球人力数据分析等目标。

关键信息

一. 个人信息收集、使用的合规处理

• 个人信息定义：多数国家强调可识别性，部分法域如欧盟、泰国、新加坡等对敏感个人信息有明确列举。
• 合规路径：
  • 应聘者：通常需取得应聘者同意。
  • 员工：可依据“人力资源管理所必需”的原则，或取得员工同意。
• 系统支持：建议使用具备“隐私协议”、“知情同意”、“数据最小化”等功能的人力资源数字化平台。

二. 跨境传输个人信息的合规处理

• 合规机制：包括“白名单”机制、标准合同条款（SCCs）、具有约束力的公司规则（BCRs）等。
• 数据出境路径：
  • 泰国：可采用SCCs或员工同意。
  • 马来西亚：可采用SCCs或员工同意。
  • 新加坡：可采用SCCs或员工同意。
  • 欧盟：可采用SCCs、BCRs等，中国不在白名单中。
  • 阿联酋：可采用SCCs或员工同意。
  • 沙特：可采用SCCs或员工同意，敏感信息需明示同意。
  • 肯尼亚：可采用SCCs或员工同意。
  • 哈萨克斯坦：可采用SCCs或员工同意。
  • 美国：无强制本地化要求，但需注意政府行政令。
  • 巴西：可采用SCCs或员工同意。
  • 俄罗斯：需本地存储，特殊情况下可跨境传输，需经审批和取得同意。
• 系统建议：需设置数据传输路径、记录导出操作、设置导出阈值等，以确保合规。

三. 个人信息存储、删除的合规处理

• 存储期限：多数国家无明确规定，企业应基于必要性原则进行判断。
• 删除机制：招聘结束后，未录用应聘者信息应删除，除非有特殊要求。
• 系统支持：需设置自动提醒、数据归档、日志记录等功能，以确保存储与删除符合当地法规。

四. 个人信息主体权利响应的合规处理

• 员工权利：包括知情权、访问权、纠正权、删除权、反对权、数据可携带权等。
• 响应机制：企业应建立响应流程，支持员工查询、导出、修改、删除等操作。
• 系统支持：需提供员工权利响应功能，如数据删除、撤回授权、数据去标识化等。

五. 个人信息安全保障的合规处理

• 安全措施：需采取适当的技术和管理措施，如加密、访问控制、数据泄露报告等。
• 组织建设：建议设立专门的数据保护官或团队，负责数据安全。
• 系统支持：需具备数据加密、权限控制、数据泄露报告、隐私影响评估等功能。

全球人力资源数字化建设合规误区

• 误区一：认为数据跨境传输被禁止。实际上，多数国家允许数据出境，企业应选择合法路径。
• 误区二：认为本地化存储即合规。实际上，数据出境不仅包括存储，还包括访问和使用。
• 误区三：认为新加坡数据中心可满足全球合规。实际上，不同法域的数据合规要求不同，需综合考虑。

建议与实践

• 合规路径选择：企业应根据目的地国家/地区法律选择合适的合规路径，如SCCs、员工同意、BCRs等。
• 系统设计：建议采用具备全球合规功能的人力资源数字化平台，如北森的iTalentX平台。
• 隐私保护：企业应建立隐私信息管理体系（PIMS）并获得相关国际认证，如ISO27701、ISO27018。
• 员工授权：在涉及敏感信息时，需取得员工单独授权，并确保其可随时撤回同意。
• 数据管理：应定期删除未授权或超期的个人信息，确保数据处理符合最小必要原则。

附录信息

• 北森：成立于2002年，是中国领先的人力资源科技公司，提供一体化HR SaaS及人才管理平台，支持26种语言、多时区、多种货币结算等。
• 汉坤：中国领先的律师事务所，专注于国际合规与争议解决。
• 重点国家/地区：涵盖新加坡、欧盟、阿联酋、南非、哈萨克斯坦、美国、巴西等，提供数据合规要求概述。

总结

本白皮书为出海企业提供全面的数据合规指导，涵盖招聘、用工、离职、员工权利响应及数据安全保障等多个场景，建议企业结合自身业务需求选择合适的合规路径，并通过人力资源数字化平台实现全球数据合规管理。