2022-06-15-普华永道-有关针对个人信息数据收集的实务考虑_4页_1mb

法务会计系列简报：收集个人信息数据的实务考虑

本简报聚焦中国大陆市场，分析企业在收集员工个人身份信息时面临的法律挑战与合规实务。

在大陆，企业通常无权未经同意收集存储于员工个人数据的企业设备（如包含个人微信账号或邮件元数据），此与多数跨国企业所在国法律不同。从个人设备收集信息则需警惕风险，例如可能无意间获取未经授权的数据，尤其涉及《个人信息保护法》定义的“敏感”数据（如财务、健康信息）。

普华永道律师指引明确，收集敏感信息需事先征得员工明确同意，入职时一般的保密同意条款无效。企业在收集数据时，尤其是在进行内部调查或诉讼前，必须：

1. 明确目的原则：确保收集个人信息（即使涉及监控）的目的是与履行劳动合同、劳动规章制度执行等“人力资源管理”必需。
2. 对微信数据等特殊信息慎采填平补齐策略：建议采用数据清洗后的消息接收或需用户登录的完整镜像等方式。
3. 谨慎操作，避免大范围收集：仅收集审查范围内的必要信息，比如在分析微信记录时，需先确认员工及其同事的使用情况。收集行动需避免违法收集构成敏感信息。
4. 跨境传输规则意识：如需将个人信息移出中国大陆，应先咨询律师。
5. 考虑其他人的隐私：获得的信息若可识别到家庭成员等非目标员工（如提取员工手机通讯录查找家庭成员），则需额外授权。
6. 书面同意与法律程序准备：在大多数情形下，应取得员工书面同意。若在中国诉讼中可能使用收集的信息或文件，访谈或证据保全前应考虑公证，若跨司法辖区应咨询当地法律专家。

结论强调，中国监管环境下的个人信息合规已成为跨国企业的重要课题。违反新规可能带来新的法律风险，需建立有效机制来管理数据收集流程、降低法律风险和失败成本。